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Mise à jour concernant BioConnect pour nos partenaires Coverdale

Nous allons bientôt moderniser le système de gestion des cliniques Coverdale en lançant BioConnect, un système créé dans Salesforce. En préparation pour la mise en œuvre de BioConnect, nous tenions à vous donner un aperçu de quelques-unes des améliorations importantes de ce nouveau système dont vous, vos patients et vos patientes pourrez profiter.

Rappel concernant la mise en œuvre :
Afin d’assurer une transition harmonieuse, nous effectuons le lancement de BioConnect région par région en commençant par l’Île-du-Prince-Édouard, puis le Nouveau-Brunswick, avant de procéder au reste du Canada au cours des prochains mois. Les améliorations prendront seulement effet après la transition de la clinique et seulement pour les patients et les patientes qui reçoivent leur traitement à cette clinique.

  

Ce qui changera pour vous

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BioConnect standardisera le format de ces rapports; nous cesserons progressivement de créer des rapports en versions manuelles et écrites. Vous commencerez à recevoir des rapports automatisés qui offrent un format et une expérience uniformes pour l’ensemble des cliniques Coverdale. Il est à noter que la méthode et la fréquence de réception de ces rapports demeureront les mêmes; seul le format changera afin d’améliorer la clarté et la cohérence. 

  

Ce qui changera pour les patients et patientes

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Nous apporterons des modifications à la façon dont nous envoyons les rappels de rendez-vous aux patients et patientes, en commençant par ceux et celles qui vont aux cliniques Coverdale de l’Île-du-Prince-Édouard et du Nouveau-Brunswick pour leurs rendez-vous de traitement. La mise en œuvre de ces améliorations se poursuivra partout au Canada à mesure que nous intégrons les autres régions à BioConnect. 
  • Les patients et patientes peuvent continuer à choisir entre les communications par courriel, par messagerie texte (SMS) ou par téléphone. 
  • Les rappels par courriel incluront maintenant un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour annuler ou reporter un rendez-vous directement. 
  • Le délai de réponse aux rappels par messagerie texte (SMS) ne sera plus limité à deux heures; les patients et patientes pourront désormais répondre en tout temps, ce qui leur offrira une flexibilité accrue et une expérience plus fiable.
  • Les rappels par téléphone seront automatisés et viendront du même numéro de téléphone, mais l’afficheur du téléphone affichera maintenant « Coverdale ».
    • Par souci de confidentialité, ces appels automatisés ne laisseront pas de messages dans les boîtes vocales.
    • Les patientes et patients ne parleront pas directement à un membre de l’équipe pendant ces appels, mais il sera tout de même possible d’annuler leur rendez-vous. 
  • Une fois qu’un rendez-vous est annulé, BioConnect créera automatiquement une tâche de suivi et de report de rendez-vous pour notre équipe afin d’assurer la continuité du traitement.
  • Tous les rappels, peu importe la méthode, seront envoyés 72, 48 et 24 heures avant le rendez-vous prévu, ou jusqu’à ce que nous recevons la confirmation. 
  • Les patients et patientes peuvent modifier leurs préférences en matière de communication en tout temps en envoyant un message au centre de ressources Coverdale.

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La liste d’attente est une nouvelle fonctionnalité offerte par BioConnect et elle est conçue pour rendre l’établissement de rendez-vous plus flexible et améliorer l’expérience patient dans son ensemble.

Elle nous permet d’offrir des options supplémentaires pour l’établissement de rendez-vous, tout en assurant que les patients et les patientes reçoivent leur traitement dans la fenêtre de traitement prescrite. Les patientes et patients devront déjà avoir un rendez-vous prévu avant de pouvoir se faire ajouter à la liste d’attente.

Voici comment cela fonctionne :
  • Inscription : les patientes et patients doivent avoir choisi de recevoir les rappels de rendez-vous par messagerie texte (SMS) pour être admissibles à la liste d’attente. Pour l’instant, la messagerie texte est la seule méthode par laquelle il est possible de recevoir des notifications concernant les disponibilités des dates de rendez-vous pour lesquelles il y a une liste d’attente.
  • Notifications concernant les disponibilités : lorsqu’un rendez-vous dans la plage horaire indiquée devient disponible, BioConnect envoie automatiquement un message SMS à la première personne sur la liste d’attente.
  • Délai de réponse : Les patientes et patients auront deux heures pour accepter le rendez-vous offert. Si aucune réponse n’est envoyée dans ce délai, la date de rendez-vous est offerte à la prochaine personne sur la liste d’attente.
  • Offre d’ajout à la liste d’attente : si la date de rendez-vous choisie par la patiente ou le patient n’est pas disponible, un membre de l’équipe Coverdale fixera le rendez-vous à une autre date qui correspond à sa fenêtre de traitement prescrite et lui demandera si nous pouvons l’ajouter à la liste d’attente pour la date choisie.

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Ces ordinateurs mobiles permettent à notre personnel infirmier de demeurer en contact direct avec les patients et patientes lors de la consignation des détails du rendez-vous. Les postes de travail mobiles (WOW) facilitent notre transition vers la consignation électronique; ils permettent de documenter les rendez-vous plus rapidement, d’augmenter notre efficience, et d’avoir des interactions plus significatives avec nos patients et patientes.
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La mise en œuvre de BioConnect Coverdale représente une étape majeure de notre transformation technologique. À mesure que la mise en service de ce nouveau système progresse à l’échelle nationale, nous continuerons à vous tenir au courant de nouvelles fonctionnalités qui soutiendront vos patientes et patients et faciliteront votre travail.

Merci pour votre partenariat continu dans nos efforts collectifs pour simplifier et améliorer l’expérience des soins spécialisés.